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Finger tippt auf E-Mail-Symbol mit 27 neuen Nachrichten

E-Mail-Flut: 6 Tricks gegen einen überfüllten Posteingang

Lesezeit 7 Minuten

Mit einer E-Mail kann man heutzutage unkompliziert und schnell Nachrichten verschicken, Anträge oder Fragen stellen, Bestellungen aufgeben, Termine ausmachen und vieles mehr. Meistens ist kein Papier, keine Briefmarke, kein Gang zur Post mehr nötig, um private und berufliche Angelegenheiten zu klären. Das ist praktisch, umweltfreundlich und zeitsparend – oder?

Gerade weil die E-Mail so ein bequemes Kommunikationsmittel ist, benutzen wir sie so oft, vielleicht sogar öfter als nötig. Auf eine E-Mail zu antworten, ist in der Regel ebenso bequem. Auf viele E-Mails folgen also mitunter viele Antworten – mitunter eine regelrechte E-Mail-Flut. Diese zu lesen, zu sortieren, zu beantworten und zu löschen, kostet Zeit. Ist die E-Mail also vielleicht doch nicht so zeitsparend?

Falls Du das Gefühl hast, in Deinen E-Mails zu ertrinken, von ihren Inhalten meistens einfach nur noch genervt bist oder einfach ein wenig in Deinem Postfach aufräumen möchtest, haben wir hier ein paar Tipps und Tricks für Dich.

E-Mail-FLut: Viele Briefe auf einem Haufen

Tipps und Tricks für einen aufgeräumten Posteingang

Tipp 1 gegen E-Mail-Flut: Angelegenheiten telefonisch oder persönlich klären

Manche Dinge müssen schriftlich organisiert werden, das lässt sich nicht ändern. Aber nicht alles bedarf der Schriftform. Manchmal kann man eine Frage auch persönlich klären, zum Beispiel wenn sich die betreffenden Kolleg*innen nur ein paar Räume weiter aufhalten. Ist die Entfernung zu den Ansprechpartner*innen zu weit, um kurz hinüber zu laufen, kann ein Telefonat eine passende Alternative zur E-Mail sein. Ein kurzes Gespräch – ob persönlich oder telefonisch – kann oft weniger Zeit kosten, schnellere Antworten liefern und dein Postfach freihalten. Außerdem ist es so leichter, Missverständnisse in der Kommunikation zu vermeiden.

Trick 2 gegen E-Mail-Flut: Newsletter abbestellen und Spam automatisch löschen

Online-Shop, Lieferservice, Kinoprogramm: In viele Postfächer trudeln täglich Newsletter ein. Die neuste Modekollektion, saftige Rabatte bei der nächsten Bestellung, der Blockbuster des Jahres – brauchst Du diese Informationen wirklich alle? Am Ende fast jedes Newsletters findest Du die Möglichkeit, dich aus dem Verteiler abzumelden.

Von Spam-Mails kann man sich hingegen nicht abmelden. Mit unseriösen Geschäftsangeboten aus dem Ausland, obszönen Dating-Anfragen oder der Anpreisung billiger Potenzmitteln wurde fast jede*r schon einmal ungewollt konfrontiert. Auf Links in diesen Mails klicken oder den Absender*innen antworten, solltest Du auch Sicherheitsgründen besser nicht.

Keine Sorge, Du stehst ihnen dennoch nicht wehrlos gegenüber. In Deinen E-Mail-Einstellungen kannst Du festlegen, welche Absender*innen von Spam blockiert werden sollen. Oft kannst Du dann auch noch auswählen, ob die betroffenen E-Mails direkt gelöscht oder erstmal in einen Spam-Ordner verschoben werden sollen. Mehr dazu findest Du bei klicksafe.de.

Spam-Filter gegen E-Mail-Flut einrichten

Manchmal wird die Anzahl der Spam-Nachrichten dennoch so hoch, dass man ihr nicht mehr Einhalt gebieten kann. Vor allem bei kostenlosen E-Mail-Anbieter*innen oder Plattformen mit mangelhaftem Spam-Filter kann das der Fall sein. Dann hilft es meist nur noch, sich eine komplett neue E-Mail-Adresse zuzulegen und die alte zu löschen oder ihrem Schicksal zu überlassen. Die neue E-Mail-Adresse gibst Du dann nur den Menschen, für die du per E-Mail erreichbar sein möchtest.

Tipp 3 gegen E-Mail-Terror: Feste Zeiten für Bearbeitung einplanen

Mit dem Smartphone haben wir die Möglichkeit, unsere E-Mails auch unterwegs und zwischendurch zu lesen und zu bearbeiten. Auf den ersten Blick mag das dabei helfen, den Posteingang leer zu halten. Das kann allerdings dazu führen, dass wir das Gefühl bekommen, eine Nachricht nach der anderen würde unsere Aufmerksamkeit verlangen. Zudem kann es bei mobilen E-Mail-Apps auch Lücken in der Sicherheit und im Datenschutz geben.

Entspannter und sicherer: Benachrichtigungen für E-Mails deaktivieren oder besser E-Mail-App komplett deinstallieren. Stattdessen: Morgens und/oder abends eine feste Zeit einplanen (zum Beispiel 30 Minuten), um die E-Mails in Ruhe am Computer zu bearbeiten.

E-Mail-FLut besser am PC bearbeiten

Tipp 4 gegen E-Mail-Terror. Trennung Arbeit und Freizeit

Beruflich hast Du vielleicht nicht die Möglichkeit, Dich der E-Mail-Flut zu entziehen. Wenn Du bei der Arbeit ständig neue Mails bekommst, kann Dich das stark von Deinen eigentlichen Aufgaben ablenken. Auch hier können feste Zeiten hilfreich sein: Beispielsweise morgens eine Stunde E-Mails bearbeiten, danach drei Stunden konzentriertes Arbeiten ohne Blick ins Postfach. Nach der Mittagspause dann wieder eine kurze E-Mail-Runde, danach erneut Konzentration. Vor dem Feierabend nochmal kurz in den Posteingang schauen.

Außerhalb Deiner Arbeitszeit solltest Du nach Möglichkeit jedoch die Finger von beruflichen E-Mails lassen. Nutze Deine Freizeit besser zur Erholung. Übrigens: Über die Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten, die dadurch bedingte Belastung und mögliche gesundheitliche und soziale Folgen haben wir auch einen Blogartikel veröffentlicht.

Trick 5 gegen E-Mail-Flut: Automatische Antwort

Hast Du das Gefühl, auf jede E-Mail antworten zu müssen, am besten sofort? Oder bist Du eine Zeit lang auf Reisen und möchtest währenddessen keine Mails beantworten? Dann kannst Du eine automatische Antwort in Deinen E-Mail-Einstellungen aktivieren. Diese könnten zum Beispiel lauten:

  • „Hallo, ich habe Ihre E-Mail erhalten. Ich werde Ihnen antworten, sobald ich die Zeit dazu finde. Dies kann ein paar Tage dauern. Ich bitte um Verständnis.“
  • „Hallo, ich bin bis zum 15. Mai verreist und lese meine E-Mails in dieser Zeit nicht. Ab dem 16. Mai bin ich wieder zuhause/im Büro und per E-Mail erreichbar.“
Keine E-Mail-Flut im oder nach dem Urlaub

Trick 6 gegen E-Mail-Flut: Mails während Urlaub löschen lassen

Das kennen wahrscheinlich viele Arbeitnehmer*innen, aber auch privat kann es zur Belastung werden: Nach zwei Wochen Urlaub kommt man zurück in den Alltag und sitzt vor einer langer Liste an unbeantworteten E-Mails. In Deinen Mail-Einstellungen kannst Du festlegen, welche E-Mails wann gelöscht werden sollen (siehe Tipp 2: Spam löschen). Diese Funktion kannst Du beispielsweise auch dazu nutzen, um alle E-Mails, die während Deiner Urlaubszeit Deinen Posteingang erreichen, automatisch löschen zu lassen. Natürlich solltest Du das vorher mit Deinen Arbeitgeber*innen abklären.

Die Absender*innen solltest Du auch darüber informieren, sonst fragen sie sich, warum sie keine Antwort bekommen. Das wiederum kannst Du mit einer automatischen Antwort erledigen. Für dringende Fälle kannst Du auch eine Vertretungsperson und ihre Kontaktdaten benennen. Frag Deine Kolleg*innen bitte vorher, ob das ok für sie ist. Wenn Du dann aus dem Urlaub zurück bist, kannst Du ganz entspannt wieder in Deinen (Arbeits-) Alltag starten. Beispieltext:

  • „Hallo, ich bin aktuell im Urlaub. Alle meine E-Mails werden in dieser Zeit automatisch gelöscht. Ab dem 16. Mai bin ich wieder erreichbar. In dringenden Fällen können Sie sich an Person XY wenden.“

 

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